Advies

De businesscase als overtuigings- en besturingsinstrument

De beste ideeën ontstaan vaak op de werkvloer. Lang niet alle goede, innovatieve ideeën halen echter de eindstreep. Het gaat niet om het geloof in een project, maar een overtuigende businesscase die het verschil maakt.

Letterlijk vertaald is een businesscase de zakelijke reden om een investering te doen. In de ‘ideale wereld’ start ieder project met een positieve businesscase met argumentatie die de opbrengsten afzet tegen de kosten. Want alleen een goed gevoel, is zelden voldoende om een project van de grond te krijgen en te laten slagen.

Overwegingen om een businesscase te starten

Een businesscase wordt vaak gerelateerd aan kapitaal, ofwel het inzichtelijk maken van de financiële kosten en opbrengsten. Dit is logisch, omdat het een snelle en eenvoudige manier is om het management te overtuigen. Echter, we stevenen af op een betekeniseconomie met maatschappelijke betekenis als drijvende kracht. Dat betekent dat ook andere afwegingen steeds belangrijker worden, naast procesverbetering of efficiency, noodzaak (wet- en regelgeving), risicobeheersing (beveiliging of bedrijfsvoering) en visie en strategie (bijdrage aan de bedrijfsstrategie). 

"Een businesscase zou niet langer alleen over financiƫle opbrengsten en kosten moeten gaan, ook de maatschappelijke impact moet worden meegenomen. "

Luuk Schils (BOOM)

Zeker binnen de overheid gaat een businesscase in de meeste gevallen niet alleen over rendement, maar ook over maatschappelijke baten of een combinatie daarvan. Zo zou een businesscase binnen de overheid betrekking kunnen hebben op de manier waarop digitalisering de dienstverlening of service verbetert. Het meten van maatschappelijke baten vindt dan plaats door het projectalternatief (hoe ziet de wereld eruit bij de uitvoering van het project?) af te zetten tegen het nulalternatief (wat gebeurt er als het project niet wordt uitgevoerd?). Door de gap tussen het projectalternatief en het nulalternatief te bekijken, ontstaat een beeld van de mogelijke effecten.
 

Een goed onderbouwde businesscase

Voorwaardelijk voor het opstellen van een businesscase is dat er een probleem of kans aan ten grondslag ligt. Vervolgens is het van belang een gedetailleerd overzicht van de lasten of maatschappelijke nadelen van de huidige werkwijze af te zetten tegen de maatschappelijke voordelen of baten van de nieuwe werkwijze. Het is raadzaam om drie fasen te doorlopen: analyse, oplossing en communicatie. 

Fase 1: Analyse

Goed inzicht in de huidige situatie is het startpunt van iedere businesscase. In de analyse-fase wordt de situatie in kaart gebracht en de aanleiding beschreven om het project te starten. Dit resulteert in een helder beeld van de achtergrond van het probleem of het vraagstuk, de mogelijkheden en kansen, de (organisatie)doelen en essentiële randvoorwaarden voor de geboden oplossing. Vragen die de situatie helpen te beschrijven, zijn:

  • Waarom is het project nodig?
  • Op welke aspecten zou de organisatie beter willen presteren?
  • Wat zijn daarbij  knel- of verbeterpunten?
  • Welke overkoepelende doelen wil de organisatie  bereiken?
  • Welke middelen/processen zijn reeds aanwezig om de prestatieverbeteringen te bevorderen?
  • Welke kaders / beperkingen of randvoorwaarden zijn er? 

Fase 2: Oplossing 

Fase twee borduurt voort op de resultaten uit de analysefase en zoomt verder in op het project. In deze fase worden de visie op het project, de aanpak, de voordelen en de kosten uiteengezet. Vragen die in deze fase behulpzaam zijn:

  • Welke gegevens zijn voor de oplossing relevant?
  • Wat is onze visie voor de oplossing?
  • Waarom is deze aanpak geschikt?
  • Wat zijn de alternatieven?
  • Wat zijn de (geschatte) kosten van het niet realiseren van de beoogde prestatieverbetering?
  • Welk kosten-/batenmodel sluit het beste aan op de situatie?
  • Wat is de tijdsplanning?
  • Welke criteria zijn er voor o.a. het meten van de voortgang, kwaliteit, integratie en onderhoud?

Fase 3: Communicatie

De laatste fase draait om de communicatie rond de businesscase. Denk bijvoorbeeld na over de toelichting die iedere stakeholder ontvangt bij het aanbieden van de businesscase. Of over sessies per doelgroep waarin het project wordt toegelicht. Vooral binnen organisaties met veel overlegstructuren is een sessie aan te raden. Vragen die in de communicatie-fase helpen zijn:

  • Wie zijn de belanghebbenden in deze business case?
  • Wat zijn de belangen van deze stakeholders?
  • Welke van deze partijen kunnen bezwaren maken tegen de businesscase en waarom?
  • Hoe worden de verschillende partijen bereikt? 

 

Businesscase-denken in de praktijk

Werkt een organisatie niet vanuit een businesscase, dan is één van de risico’s dat er geen monitoring op het project plaatsvindt. Er kan dan veel energie verloren gaan in een project dat geen bestaansrecht of overlevingskans  heeft. Een businesscase biedt een format voor continue toetsing. Blijkt dat de geformuleerde baten of voordelen niet overeenkomen met de praktijk, dan kan tijdig worden ingegrepen. 

 

Bovendien is een businesscase een aantoonbare verantwoording van een project: stel dat een organisatie onverwachts moet bezuinigen, dan is een project zonder duidelijke noodzaak het eerste dat sneuvelt. Zeker wanneer managers of de directie het project afzetten tegen projecten die wel goed beargumenteerd zijn. 


Een businesscase helpt ook om een onderwerp op de agenda te houden: interne projecten kunnen botsen met bijvoorbeeld klantprojecten. Als een project een expliciete businesscase heeft, concrete doelen en een aantoonbare noodzaak, is het voor professionals met een drukke agenda eenvoudiger om er toch tijd voor vrij te maken. 

 

Betekent dit dat een project uitsluitend kan slagen als er een businesscase is gemaakt? Zo zwart-wit is het niet. Lag aan de eerste motorisch voortbewogen vlucht van de gebroeders Wright in 1903 een businesscase ten grondslag? Het antwoord is nee. Sommige ideeën zijn zó innovatief dat de impact simpelweg niet gemeten kan worden. Maar in de dagelijkse praktijk komt het vaker voor dat dit wel mogelijk is. In die gevallen is de businesscase een zeer bruikbaar middel om kritisch na te denken over een project of oplossing en de afweging te maken of de baten of voordelen zwaarder wegen dan de lasten of nadelen. Dat maakt de businesscase een nuttig overtuigingsinstrument in de voorbereidingsfase en een zinvol besturingsinstrument tijdens de uitvoering.