Project

Voortdurende dialoog via Lentiz Continu

De elf scholen die samen de Lentiz onderwijsgroep vormen, hebben een gedeelde ambitie: het aanbieden van goed, relevant onderwijs. Het onderwijsaanbod van Lentiz moet aansluiten op de interesses van leerlingen en studenten, maar ook relevantie voor de regio is cruciaal.

Lentiz staat in sterke verbinding met haar omgeving en wenst een volgende stap te zetten in het voeren van de dialoog met haar stakeholders, omdat hun opleidingen in het voortgezet onderwijs en middelbaar beroepsonderwijs aan dienen te sluiten op die dynamische, snel veranderende samenleving. Vanuit deze vraag ontwikkelde BOOM Lentiz Continu; een vorm van continuous reporting waarmee de onderwijsgroep verdere invulling geeft aan haar horizontale verantwoordingsstructuren.

 

Verantwoording

Onderwijsinstellingen leggen al sinds jaar en dag verantwoording af over hun activiteiten in de vorm van hun jaarverslag. Vooral gericht op de onderwijsinspectie (verticale verantwoording) en op de belangrijkste stakeholders, zoals samenwerkingspartners en het bedrijfsleven (horizontale verantwoording). Meestal kiezen scholen er voor om die verticale en horizontale verantwoording te scheiden. Voor de inspectie is er dan het officiële document met alle (financiële) cijfers en voor de andere stakeholders verschijnt er een meer aantrekkelijke en toegankelijke versie.

Ook Lentiz koos er de laatste jaren steeds voor om een officieel verantwoordingsdocument te maken en daarnaast een publieksversie online te zetten. “Een op een breed publiek gerichte verslaglegging is op zich een goede manier om te laten zien wat er in het afgelopen jaar allemaal bereikt is”, zegt Joop Maas, strategisch adviseur bij BOOM. “Integrale stakeholdercommunicatie vraagt echter om méér dan alleen die verplichte jaarlijkse verslaglegging. De voortdurende dialoog staat centraal. Continuous reporting speelt in op die trend en neemt binnen het onderwijs, de overheid en bij beursgenoteerde ondernemingen daarom een steeds prominentere plaats in.”

 

Continuous reporting

Eerder al belichtte communicatiespecialist Annelies Fugers van BOOM de voordelen en mogelijkheden van doorlopende verslaglegging. Ook Lentiz ziet dat investeren in continuous reporting rendeert. Alma Schippers, beleidsmedewerker communicatie van Lentiz onderwijsgroep: “We willen stakeholders nauwer betrekken bij het reilen en zeilen van onze onderwijsgroep. Het aangaan van het gesprek zit ons al in de genen. De wens om leerlingen en studenten, ouders, bedrijven, gemeenten, samenwerkende scholen en andere partners doorlopend te informeren, is dan ook een logische. Het is daarbij de uitdaging om al die verschillende stakeholders van informatie op maat te voorzien”.

 

Lentiz Continu

Met het oog op die wensen, ontwikkelde BOOM de website Lentiz Continu. In een korte tijd werd het volledige proces doorlopen, van conceptvorming tot ontwerp en bouw. Enkele uitgangspunten stonden centraal om het platform tot een succes te maken, volgens Maas. “Samen met Lentiz hebben we nagedacht over hoe we de informatie gericht kunnen aanbieden aan de verschillende doelgroepen. Met een slim en intuïtief filtersysteem hebben we ervoor gezorgd dat stakeholders alleen informatie zien die voor hen relevant is. Daarnaast is het eenvoudig om een alert in te stellen. Zo ontvangen geïnteresseerden items over nieuws of ontwikkelingen automatisch. De informatie komt naar hen toe, in plaats van dat zij naar de informatie moeten komen.”

"De wens om onze stakeholders doorlopend te informeren, is voor ons een logische."

Alma Schippers (Lentiz Onderwijsgroep)

Dialoog aangaan

Dat principe is de kern van continuous reporting en dus ook van Lentiz Continu; het is niet de website zelf, maar het ontsluiten van de content die daadwerkelijk vorm geeft aan continuous reporting. Maas: “Waar een normaal online jaarverslag wacht totdat stakeholders de informatie gaan zoeken – wat in de praktijk zelden gebeurt – gaat continuous reporting uit van het principe dat de informatie actief en actueel wordt aangeboden aan stakeholdersgroepen. Bijvoorbeeld via nieuwsbrieven en social media. Op die manier wordt iedere stakeholdersgroep betrokken bij de zaken die alleen voor hen van belang zijn en waarover ze de dialoog kunnen aangaan. Het brengt stakeholders dus voortdurend op de hoogte en verlaagt de drempel tot het geven van feedback. Zo kan de school daadwerkelijk de interactie aangaan met de eigen omgeving en haar handelen en het onderwijs hierop nog beter afstemmen. Dat gaat dus een paar stappen verder dan alleen maar verantwoorden waarmee je bezig bent geweest”.  

Schippers: ”We zijn onlangs met Boom de samenwerking aangegaan inzake onze verslaglegging naar het ministerie en onze stakeholders. We hebben in korte tijd intensief gewerkt aan de verslaglegging over 2016. Door onze keuze voor continuous reporting staan ook 2017 en een voortdurende dialoog met onze omgeving - van groot belang vanuit onze visie (de Integrale Gebiedsbenadering) - al in de steigers”.